Niezależnie od szczegółów sprawy, zawsze gdy w biurze dzieje się coś, zazwyczaj coś negatywnego, morale spada i przez jakiś czas może być trochę dziwnie.
Wszyscy wiemy, że morale jest nieodłącznym elementem produktywności w biurze, a w końcu produktywność prowadzi do zysków. Z tego powodu radzenie sobie z konfliktem we właściwy sposób jest niezwykle istotne, a radzenie sobie z jego następstwami jest równie ważne.
Nigdy nie unikaj problemu, zmierz się z nim od razu
Niezależnie od tego, jaki jest problem, musisz stawić mu czoła, a nie chować głowę w piasek. Prawdopodobnie Twoi pracownicy, siedząc przy biurkach, będą chcieli wiedzieć, co się dzieje, co się stało i jak to wpływa na życie w pracy. Nie możesz wprawdzie podać im wszystkich szczegółów, być może niektóre z nich są poufne, ale możesz podać im informacje, które powinni znać, np. wszystko, co ich dotyczy.
Unikanie rozmowy o problemie spowoduje, że będzie on owiany tajemnicą, a wśród pracowników wywoła ogromny niepokój i rozmyślania. Stawiając sprawę jasno i wyjaśniając, co możesz zrobić, a także uspokajając pracowników, że nic się dla nich nie zmieni lub co się zmieni, możesz przezwyciężyć ten problem. Dobrym sposobem na to jest zebranie wszystkich wokół krzeseł w sali konferencyjnej i przeprowadzenie nieformalnej rozmowy.
Ta rozmowa nie musi być bardzo poważna, może to być po prostu spotkanie zespołu, które pozwoliło wszystkim usłyszeć, czego potrzebują, i w rezultacie przezwyciężyć obawy. Oczywiście mogą pojawić się pretensje lub inne złe przeczucia, w zależności od tego, o co chodziło, i w takim przypadku dobrze byłoby mieć przy sobie przedstawiciela działu kadr, który odpowie na wszelkie pytania i udzieli wsparcia.
Szczegółowe wyjaśnianie zmian
Może się również zdarzyć, że w związku z zaistniałym problemem będziesz musiał poinformować o zmianach w sposobie pracy lub planie rozmieszczenia miejsc w biurze. Być może nie dotyczy to Twojego problemu, ale po wystąpieniu problemu w większości przypadków dokonuje się przeglądu, który czasami przynosi nowe sugestie. W takim przypadku należy wyjaśnić zmiany i przedyskutować je z pracownikami.
Ważne jest, aby nie mówić im po prostu, co się stanie, i nie dawać im szansy na wypowiedzenie się lub wniesienie własnego wkładu. W przeglądzie stwierdzono, że zmiany są konieczne, ale decyzję o tym, jak i w jaki sposób mają one nastąpić, można przedyskutować z pracownikami i umożliwić im wyrażenie ważnych opinii. W ten sposób pozwolisz im przedstawić swoje pomysły i zostaniesz wysłuchany. To pokazuje, że są oni doceniani, a w rezultacie poprawia morale.
Jeśli więc konieczne są zmiany, zbierz wszystkich wokół owalnego stołu zarządu i omów je. Wyjaśnij, co się stało, i wyjaśnij, że przegląd sytuacji zasugerował zmiany, które chcesz omówić. Następnie wyjaśnij, że nie są one jeszcze ustalone i że chcesz porozmawiać o tym, jak można je wdrożyć i w jaki sposób najlepiej, aby były korzystne dla wszystkich.
Pozwalając pracownikom na wniesienie swojego wkładu, pokazujesz im, że są istotnym kołem u wozu napędowego firmy i że cenisz ich sugestie. Jak na ironię, może to również pomóc w uniknięciu kolejnych konfliktów w przyszłości i z pewnością może poprawić morale do tego stopnia, że wydajność wzrośnie po początkowym incydencie, który mógł spowodować niewielki spadek.
Najlepszym sposobem radzenia sobie z wszelkiego rodzaju negatywnymi reakcjami lub następstwami problemów w biurze jest stawienie im czoła i rozmowa o nich. Unikanie tego problemu i udawanie, że nic się nie stało, doprowadzi do powstania w biurze kultury "zamkniętych drzwi", a to z punktu widzenia morale i produktywności nie prowadzi do niczego pozytywnego.
