Czy często zdarza Ci się, że masz przepełnioną skrzynkę odbiorczą i skrzynkę mailową bez odpowiedzi?

Jest to częsta sytuacja, która może łatwo doprowadzić do stresu i przejąć kontrolę nad sytuacją. Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z tego typu sytuacją jest skupienie się na pozytywnym nastawieniu i jak najbardziej efektywnym zarządzaniu czasem.

Istnieje wiele technik zarządzania czasem, które można wypróbować, ale jedną z najskuteczniejszych jest zasada "3 D".

Są to:

• Do
• Deleguj
• Odraczaj

Wkrótce omówimy każdą z tych metod, ale najpierw należy wyjąć wszystko z szafki i skrzynki odbiorczej i ocenić, ile mamy pracy. Może to być bolesny proces, ale dzięki niemu możesz naprawdę się zorganizować i zrobić więcej w czasie, który masz do dyspozycji. Jeśli chodzi o stosowanie konkretnych porad dotyczących produktywności, musisz zmierzyć się z prawdą o swoim obciążeniu pracą przy biurku, niezależnie od tego, jak bardzo cię to przeraża!

Opcja 1 - Rób

Jeśli są jakieś zadania, które można wykonać w czasie krótszym niż 10 minut, zrób je teraz i pozbądź się ich. Zdziwiłbyś się, jak wiele szybkich zadań czeka na wykonanie, ale są one pomieszane z innymi zadaniami, które musisz wykonać, i wydają się ważniejsze niż są w rzeczywistości.

Ważne jest, aby ocenić to realistycznie - upewnij się, że zadanie, które można wykonać w mniej niż 10 minut, można wykonać wygodnie i na wysokim poziomie. Wszystko, co nie zmieści się w 10 minut, powinno należeć do jednej z dwóch pozostałych kategorii.

Opcja 2 - delegowanie zadań

Jeśli masz taką możliwość, sprawdź, czy któreś z zadań, które masz przed sobą, można przekazać komuś innemu. Jeśli w pobliżu Ciebie, w fotelu biurowym, siedzi ktoś, kto jest w stanie wykonać dane zadanie znacznie lepiej niż Ty, np. ma specjalistyczne umiejętności, przekaż mu je i skup się na zadaniach, do których Twoje umiejętności są lepiej dostosowane.

Jeśli Twoje stanowisko nie pozwala Ci na delegowanie zadań, porozmawiaj z przełożonym o zadaniach, na które Twoim zdaniem nie masz czasu lub które Twoim zdaniem ktoś inny mógłby wykonać bardziej efektywnie.

Opcja 3 - odroczenie

Przez "odroczenie" nie rozumiemy "odłożenia na później i niewykonania". Chodzi nam o to, by odłożyć je na lepszy czas, ale zaplanować je już teraz, aby w końcu nie okazało się, że ich nie zrobisz.

Wszystkie zadania, które zajmują więcej niż 10 minut i których nie można oddelegować komuś innemu, należą do kategorii odkładania na później. Dla każdego z nich ustal, ile czasu realnie zajmie Ci to zadanie, i otwórz swój terminarz lub kalendarz. Zaplanuj konkretny czas na wykonanie tego zadania, zwracając szczególną uwagę na to, aby odłożyć odpowiednią ilość czasu na jego prawidłowe i właściwe wykonanie.

Następnie należy złożyć niezbędne dokumenty dotyczące tego zadania w określonym systemie, np. można wykorzystać jedną z nowoczesnych szafek biurowych i ustawić system "przynieś dalej". Pozwala to na przeniesienie zaplanowanych zadań z szuflady, ale jednocześnie przechowuje je w miejscu, w którym można je łatwo znaleźć, gdy nadejdzie wyznaczony termin.

Zdziwisz się, jak skuteczne mogą być te trzy zasady, jeśli chodzi o organizację czasu i dotrzymywanie terminów. Inna kwestia jest taka, że wyjmując rzeczy z szuflady i kończąc je na miejscu lub planując czas na ich dokończenie w późniejszym terminie, pozbywasz się stresu. Stosy pracy przed sobą są nie tylko przytłaczające, ale mogą też sprawiać wrażenie, że nie można ruszyć z miejsca. Organizując się w ten sposób, będziesz mieć poczucie kontroli nad natłokiem pracy.